PRIVACYBELEID GYMNA NV
Neemt u zeker even de tijd om ons privacybeleid door te nemen. Samen met onze algemene verkoopvoorwaarden.
Wij vinden de bescherming van uw persoonlijke gegevens erg belangrijk. Als onze klant, gebruiker van onze website, bezoeker aan onze showrooms, deelnemer aan onze opleidingen/events, gebruiker van onze apparatuur, … rekent u er op dat wij alle gegeven informatie respectvol behandelen. Voor ons is dat een basisregel. Daarom willen we u op de hoogte houden van de informatie die we verzamelen en gebruiken.
Gevoelige informatie
Wij registreren NOOIT gevoelige informatie zoals:
- ras of etnische afkomst,
- politieke overtuiging,
- geloof of andere geloofsovertuiging,
- gezondheids- of medische toestand,
- crimineel verleden,
- lidmaatschap van een vakbond,
- seksuele oriëntatie, …
Medewerkers en klantengegevens
Alle medewerkers zijn tijdens hun overeenkomst - maar ook na hun uitdiensttreding - contractueel gebonden om het privacy beleid van Gymna te onderschrijven en strikt uit te voeren.
Vrijgeven van uw persoonlijke gegevens
Behoudens noodzaak die gelinkt is aan contracten die ons verbinden (levering, technische interventie, leasingcontracten, …) worden de gegevens die wij opslaan / verwerken NOOIT vrijgegeven aan derden. Tenzij wet ons ertoe verplicht, bijvoorbeeld Sunshine Act, in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kunnen wij worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen.
Gegevens klanten individueel / rechtspersoon
Hieronder vindt u de klantengegevens die wij registreren:
| Bewaarde klantengegevens | Reden | Waar | Toegang | Bewaard |
|---|---|---|---|---|
| Klantnummer | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Rechtsvorm / aanspreking / beroep (dokter) | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Instelling | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Voornaam | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Naam | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Voornaam | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Postadres (inclusief facturatie- en leveringsadressen) | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Telefoonnummer (huis- en mobiele telefoonnummers) | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| E-mailadres(sen) | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| BTW / Ondernemingsnummer | H | SAP | A V L T B | ON |
| Rekeningnummer | H | SAP | A V L T B | ON |
| Contactgegevens medewerkers (naam, functie, telefoon, GSM, e-mailadres) | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Offertes | H M S | SAP | A V L T B | ON |
| Bestellingen | H M S | SAP | A V L T B | ON |
| E-mail verkeer tussen klant en medewerkers Gymna | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Alle aankopen en technische gegevens van apparatuur zoals serienummers, software versies, … | H M S T | SAP | A V L T B | ON |
| Facturen / creditnota's | H | SAP | A V L T B | W |
| Betalingen | H | SAP | A B | W |
| Betalingsherinneringen | H | SAP | A B | W |
| Technische interventies / onderhoudscontracten | H S T | SAP | A V B | ON |
| Verklaring van de gebruikte lettercodes | ||||
| A | Administratieve medewerkers Gymna | |||
| B | Boekhouding, medewerkers | |||
| H | Handel, alles wat nodig is om te verkopen en te voldoen aan de wettelijke commerciële en boekhoudkundige verplichtingen | |||
| L | Logistiek, magazijn, chauffeur, transportbedrijven | |||
| M | Marketing en E-marketing voor het informeren i.v.m. veiligheid, updates, nieuwe behandelmethodes, behandelprotocols en apparatuur, kortingen, opleidingen, events, ... (Revalution per e-mail) | |||
| ON | Onbeperkte termijn voor bewaren gegevens teneinde onze klanten altijd alle service en technische bijstand te kunnen verlenen. | |||
| S | Service waaronder we verstaan optimale klantenservice | |||
| T | Technische dienst | |||
| SAP | Ons beveiligd ERP-systeem zijnde SAP | |||
| V | Vertegenwoordigers | |||
| W | Wettelijk verplichte termijn om gegevens te bewaren | |||
Hoe verzamelen we uw persoonlijke gegevens?
- via onze website.
- via (persoonlijke) contacten met onze medewerkers hetzij bij u thuis, in uw instelling, in onze showrooms, tijdens onze events, tijdens onze opleidingen, …
- via de telefoon.
- via e-mail.
- via antwoordkaarten.
Waarom verzamelen we / verwerken we uw persoonlijke gegevens?
- om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, algemeen fiscaal en boekhoudkundig.
- om onze (potentiële) klanten op regelmatige wijze te informeren over beroepsrelevante materies, nieuwe therapieën, behandelmethodes of behandelprotocols, applicaties, veiligheidsissues, professionele vakgerichte opleidingen, tijdelijke voordelen en events, ...
- hetzij digitaal via newsletters
- hetzij schriftelijk (post)
Elke klant van Gymna krijgt na registratie en het toekennen van een klantnummer digitale mailings. Op de digitale mailing staat vermeld: PRIVACY: u ontvangt deze newsletter omdat u klant bij ons bent.
Elke newsletter biedt u de mogelijkheid om u UIT TE SCHRIJVEN of om uw gegevens aan te passen. Uitschrijven betekent dat u geen newsletters meer van ons ontvangt (met een marge van een maand i.v.m. administratieve processen).
U heeft te allen tijde controle over wat er met uw persoonlijke gegevens gebeurt. U heeft het recht om die gegevens (of een deel ervan) niet aan ons mee te delen, om aan ons te vragen om ze te verwijderen (‘vergeten’ te worden) of aan te passen, en dit voor zover de administratieve, financiële en boekhoudkundige wetgeving niet in het gedrang komt.